Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, đã được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh và có mã số thuế có thể bán hàng và lưu thông, cung cấp các dịch vụ hàng hóa thì công ty cần phải có hóa đơn, vì vậy công ty cần phải tiến hành thủ tục đặt in hóa đơn.
Trung tâm đào tạo kế toán Hà Nội sẽ hướng dẫn các bạn về các thủ tục đặt in hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp mới bắt đầu đặt in hóa đơn.
Thủ tục đặt in hóa đơn
Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Lưu ý: Những doanh nghiệp bán hàng kiểu phương pháp trực tiếp và doanh thu năm trước liền kề dưới 1 tỷ thì đặt in hoá đơn bán hàng, còn những doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ thì phải đặt in hoá đơn giá trị gia tăng và phải đáp ứng đủ điều kiện được áp dụng theo TT219/2013/BTC ( Điều kiện áp dụng: Doanh Nghiệp mới thành lập có TSCĐ>=1 tỷ đồng trở lên (không phải là xe ô tô dưới 9 chỗ trừ đơn vị Kinh Doanh vận tải, du lịch, khách sạn.) hoặc đến thời điểm đặt in Doanh Nghiệp phải góp vốn >= 15 tỷ đồng trở lên; hoặc doanh nghiệp có dự án đầu tư >= 1 tỷ đồng trở lên. DN có doanh thu của năm trước liền kề >= 1 tỷ đồng đã nộp mẫu 06 Điều kiện áp dụng Phương Pháp khấu trừ gửi Cơ quan thuế)
Trình tự thủ tục đặt in hoá đơn như sau:
* Công ty liên hệ với nhà in và cung cấp những thông tin cần thiết để đặt in hoá đơn :
– Công ty liên hệ với nhà in (lưu ý nhà in phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in).
– Nhà in và doanh nghiệp tiến hành trao đổi về mẫu hoá đơn + mẫu số + ký hiệu + số lượng hóa đơn và trao đổi về giá cả…
– Sau khi chi cục thuế đồng ý cho đặt in. Doanh nghiệp liên hệ lại với nhà in để ký hợp đồng đặt in.
* Doanh nghiệp đặt in hóa đơn chuẩn bị các giấy tờ sau đây để đi đặt in:
– Giấy đăng ký kinh doanh (Bản sao có công chứng)
– Giấy giới thiệu của công ty (ghi tên người được cử đi đặt hóa đơn)
– Chứng minh thư phô tô của Giám đốc công ty
– Chứng minh thư người đi đặt in hóa đơn.
* Cầm bộ hồ sơ trên đi đến nhà in đặt in để làm hợp đồng in bao nhiêu quyển hóa đơn.
* Theo thời gian hẹn trên hợp đồng in xong hóa đơn thì doanh nghiệp cử người đến lấy hóa đơn.
Các bạn chú ý phải kiểm tra kỹ nội dung trên hóa đơn đã đúng chưa và lưu ý mỗi quyển có 50 số mỗi số có 3 liên theo thứ tự Liên 1–> Liên 2 –> Liên 3.
* Sau khi nhận hoá đơn, hai bên làm biên bản bàn giao hoá đơn và tiến hành thanh lý hợp đồng.
Lưu ý nếu doanh nghiệp không làm thanh lý hợp đồng đặt in thì sẽ bị phạt theo NĐ 109/2013; và kế toán phải yêu cầu bên in hóa đơn xuất cho hóa đơn đỏ về làm chi phí cho doanh nghiệp.
* Doanh nghiệp mang hóa đơn về trước khi viết phải làm thông báo phát hành hóa đơn có kèm theo mẫu liên 2 nộp cơ quan thuế (trước khi xuất hóa đơn 5 ngày).
Thủ tục làm thông báo phát hành hóa đơn như sau:
– Cách thức thực hiện: Gửi trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế cấp Cục Thuế.
– Hồ sơ:
+ Thông báo phát hành hoá đơn theo mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Thông báo cần được làm 2 bản có ký đóng dấu của doanh nghiệp. Sau khi nộp xong giữ lại 1 bản có xác nhận của cơ quan thuế.
+ Hóa đơn mẫu (trường hợp thông báo lần đầu và các lần tiếp theo có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành).
– Số lượng hồ sơ: 02 (bộ).
Trên đây là hướng dẫn chi tiết các bạn thủ tục đặt in hoá đơn lần đầu đối với Doanh Nghiệp. KẾ TOÁN HÀ NỘI xin chúc các bạn thực hiện tốt. Ngoài ra bạn có tham khảo thêm bài Thủ tục mua hoá đơn của cơ quan thuế tại đây!
Cô Phan Thị Thanh – CN Long Biên
Trung tâm đào tạo kế toán Hà Nội – Nơi hội tụ tinh hoa kế toán
